En estos días, se está hablando mucho del teletrabajo. Una coyuntura de salud pública global (como el impacto del coronavirus covid 19), está haciendo que los gobiernos de distintos países, luego de implementar restricciones a la movilidad de las personas, recomienden a empresas, comercios, y estudios profesionales, ofrecer a sus empleados la posibilidad de trabajar desde casa.

Es lo que se conoce como teletrabajo, trabajo a distancia, o home office … 

En el ámbito de sistemas y diseño, hace muchos años ya que esta modalidad se emplea con distintos niveles de aplicación. Teletrabajo full time, solo algunos días, viernes de Home office, por ejemplo; aunque, para rubros más tradicionales, en muchos casos es una experiencia rara.

¿Puede un estudio contable ofrecer teletrabajo a sus empleados?

¿Es fácil organizar la administración de una empresa, para ofrecer a sus colaboradores, la posibilidad de trabajo a distancia?

Como respuesta a estas preguntas, en esta época de híper conectividad, en primera instancia cualquiera pensará… “Sí, claro, ahora mismo comencemos a ofrecerle a nuestros empleados la posibilidad de trabajar desde su casa…, es fácil, todos tienen whatsapp, Skype, Google Drive, etc., etc…… todos estamos conectados.”

ESPERA, NO ES TAN SIMPLE

Luego del planteo del párrafo anterior, al minuto siguiente, tanto de parte del empleado, como de la empresa, comienzan las preguntas:

• ¿Cómo compartimos los archivos colaborativamente?

• ¿Cómo manejamos un proyecto y cada actividad involucrada, con varias personas trabajando desde sus casas?

• ¿Y las ventas? ¿Cómo manejo la atención al cliente, o como amplio o establezco mi canal de venta por internet?

• ¿Cómo mantenemos la comunicación entre los empleados, en un ámbito profesional y ordenado?

• ¿Cómo implementamos nuestra reunión semanal con el equipo de ventas?

• ¿Cómo capacito a mis empleados en el uso de estas tecnologías?

• ¿Cómo se las horas que le dedican mis empleados al trabajo en casa?

Estas son solo algunas de las preguntas que surgen y ciertamente, hay muchas herramientas que posibilitan y son necesarias para implementar una política de teletrabajo a distancia organizada. Y la respuesta a todas ellas, es en resumen: ES POSIBLE, PERO REQUIERE ORGANIZACIÓN, INVERSIÓN Y TRABAJO

SISTEMAS BÁSICOS

Algunos de los sistemas básicos y recursos necesarios son:

• Aplicación de CRM: nos permite manejar proyectos colaborativamente. Ej.: Zoho, Vtiger, Sugarcrm

• Sitio web: Debe ser hecho a medida, y es la cara visible y comunicacional de la compañía. Un sitio web estático, que nunca se actualice, ya no es de utilidad.

• Servicio de Chat: interno y externo (smartsupp, pure Chat, Taw.to)

• Servidor Web: Tus archivos y aplicaciones deben alojarse en algún sitio accesible para todos, o sea “la nube” de la empresa. Puede ser un servidor compartido (shared server), un VPS (servidor virtual privado, por sus siglas en inglés) o un servidor dedicado. Cuál elegir, dependerá de las características de la empresa y cantidad de usuarios, entre otros parámetros a tener en cuenta.

• Dominio propio: con correos corporativos y accesibles desde una plataforma online desktop y desde móviles.

• Control de Gestión de horas trabajadas y pagos: por ejemplo, toptracker, es uno muy versátil. (solo en inglés)

Como se puede ver, son muchas herramientas y aplicaciones que se pueden utilizar, e integrar todo esto ( no es necesario que utilices todas, por supuesto) , puede ser un buen dolor de cabeza, por eso, si queremos incursionar seriamente en esta forma de trabajo, hay un puesto clave con el que se debe contar y es el de

COORDINADOR Y SOPORTE AL TELETRABAJO

Es un puesto clave para toda empresa que quera afrontar seriamente está forma de trabajo, ya sea parcial o totalmente, y será la persona encargada  de ayudar a cada trabajador a resolver problemas relacionados con las herramientas y sistemas que se usen, además de solucionar los problemas técnicos básicos que puedan presentarse con dichas plataformas. Si el tamaño de tu empresa no permite que exista una persona para ese rol exclusivo, alguíen del personal existente, debería capacitarse para cumplir esa función. También puede encargarse de impartir cursos y capacitaciones internas para el uso de herramientas

Por supuesto, que este puesto, también puede ser un tele trabajador colaborando a distancia.

VENTAJAS

Más allá de ser una alternativa válida para una circunstancia específica (como la crisis del coronavirus), implementar una política de teletrabajo, puede traer a la empresa muchos beneficios a mediano y largo plazo, como por ejemplo:

• Crecimiento empresarial: puede incorporar más personal, sin aumentar la superficie de trabajo

• Ahorro en desplazamientos

• Encarar nuevos proyectos y departamentos

• Ahorro en costos e infraestructura

• Integrar personas con habilidades diferentes

• Llegar a nuevos mercados. ¿Que tal un teletrabajador del area de ventas, que a su vez, represente a la empresa en su zona de residencia?